Chapter 2 E-Bisnis Global dan Kolaborasi

2.1 PROSES BISNIS DAN SISTEM INFORMASI

Agar dapat beroperasi, bisnis harus berurusan dengan banyak informasi berbeda tentang pemasok, pelanggan, karyawan, faktur dan pembayaran, dan tentu saja produk dan layanan mereka. Mereka harus mengatur aktivitas kerja yang menggunakan informasi ini untuk beroperasi secara efisien dan meningkatkan keseluruhan kinerja perusahaan.  

PROSES BISNIS

Proses bisnis adalah kumpulan kegiatan yang dibutuhkan untuk menghasilkan suatu produk atau jasa. Kegiatan ini didukung oleh arus materi, informasi, dan pengetahuan diantara para peserta dalam proses bisnis. Untuk sebagian besar, kinerja sebuah perusahaan bisnis bergantung pada seberapa baik proses bisnisnya dirancang dan dikoordinasikan. Proses bisnis perusahaan bisa menjadi sumber daya saing jika memungkinkan perusahaan berinovasi atau melakukan yang lebih baik daripada pesaingnya.

BAGAIMANA TEKNOLOGI INFORMASI MENINGKATKAN PROSES BISNIS

Tepatnya bagaimana sistem informasi memperbaiki proses bisnis? Sistem informasi mengotomatisasi banyak langkah dalam proses bisnis yang sebelumnya dilakukan secara manual, seperti memeriksa kredit klien, atau menghasilkan faktur dan pesanan pengiriman. Tapi hari ini, teknologi informasi bisa berbuat lebih banyak. Teknologi baru benar-benar dapat mengubah arus informasi, sehingga memungkinkan lebih banyak orang untuk mengakses dan berbagi informasi, mengganti langkah sekuensial dengan tugas yang dapat dilakukan bersamaan, dan menghilangkan penundaan dalam pengambilan keputusan. Dengan menganalisis proses bisnis, Anda bisa mencapai pemahaman yang sangat jelas tentang bagaimana sebuah bisnis benar-benar bekerja.

2.2 JENIS SISTEM INFORMASI

Organisasi bisnis yang khas memiliki sistem yang mendukung proses untuk masing-masing fungsi bisnis utama - sistem untuk penjualan dan pemasaran, manufaktur dan produksi, keuangan dan akuntansi, dan sumber daya manusia. Sistem fungsional yang beroperasi secara independen satu sama lain menjadi sesuatu dari masa lalu karena mereka tidak dapat dengan mudah berbagi informasi untuk mendukung proses bisnis lintas fungsional. Banyak yang telah diganti dengan sistem lintas fungsional berskala besar yang mengintegrasikan aktivitas proses bisnis dan unit organisasi terkait. Manajemen operasional, manajemen menengah, dan manajemen senior masing-masing menggunakan sistem untuk mendukung keputusan yang harus dibuat untuk menjalankan perusahaan.

SISTEM UNTUK KELOMPOK MANAJER BERBEDA

Perusahaan bisnis memiliki sistem untuk mendukung kelompok atau tingkat manajemen yang berbeda. Sistem ini mencakup sistem pengolahan transaksi, sistem informasi manajemen, sistem pendukung keputusan, dan sistem intelijen bisnis.

1.       Sistem Pengolahan Transaksi

Manajer operasional memerlukan sistem yang melacak aktivitas dan transaksi dasar organisasi, seperti penjualan, penerimaan, setoran tunai, penggajian, keputusan kredit, dan arus bahan di pabrik. Sistem pengolahan transaksi (TPS) menyediakan informasi semacam ini. Sistem pemrosesan transaksi adalah sistem komputerisasi yang melakukan dan mencatat transaksi rutin sehari-hari yang diperlukan untuk menjalankan bisnis, seperti catatan penjualan, pemesanan hotel, penggajian, pencatatan karyawan, dan pengiriman. Tujuan utama sistem pada level ini adalah menjawab pertanyaan rutin dan untuk melacak arus transaksi melalui organisasi.

2.       Sistem Intelijen Bisnis untuk Mendukung Keputusan

Manajemen menengah membutuhkan sistem untuk membantu pemantauan, pengendalian, pengambilan keputusan, dan kegiatan administratif. Istilah management information systems (MIS) juga menunjuk kategori spesifik dari sistem informasi yang melayani manajemen menengah. SIM memberi laporan kepada manajer menengah mengenai kinerja organisasi saat ini. Informasi ini digunakan untuk memantau dan mengendalikan bisnis dan memprediksi kinerja masa depan. SIM merangkum dan melaporkan operasi dasar perusahaan dengan menggunakan data yang disediakan oleh sistem pemrosesan transaksi. Data transaksi dasar dari TPS dikompres dan biasanya disajikan dalam laporan yang diproduksi dengan jadwal reguler. Saat ini, banyak laporan ini disampaikan secara online.

Kebanyakan MIS menggunakan rutinitas sederhana, seperti ringkasan dan perbandingan, berlawanan dengan model matematika atau teknik statistik yang canggih. Sebaliknya, sistem pendukung keputusan (decision-support system / DSS) mendukung pengambilan keputusan yang non-rutin. Meskipun DSS menggunakan informasi internal dari TPS dan SIM, mereka sering membawa informasi dari sumber eksternal, seperti harga saham saat ini atau harga produk pesaing.

Aplikasi intelijen bisnis tidak terbatas pada manajer menengah, dan dapat ditemukan di semua tingkat organisasi, termasuk sistem manajemen senior. Manajer senior membutuhkan sistem yang menangani isu-isu strategis dan tren jangka panjang, baik di perusahaan maupun di lingkungan eksternal. Sistem pendukung eksekutif (Executive Support System / ESS) membantu manajemen senior membuat keputusan ini. Mereka menangani keputusan non-rutin yang memerlukan penilaian, evaluasi, dan wawasan karena tidak ada prosedur yang disepakati untuk mencapai solusi. ESS menghadirkan grafik dan data dari berbagai sumber melalui antarmuka yang mudah bagi para manajer senior untuk digunakan.

SISTEM UNTUK MELINDUNGI PERUSAHAAN

Aplikasi Perusahaan

Menghadapi tantangan untuk membuat mereka semua "berbicara" satu sama lain dan bekerja sama sebagai satu sistem perusahaan. Ada beberapa solusi untuk masalah ini. Salah satu solusinya adalah menerapkan aplikasi enterprise, yaitu sistem yang menjangkau area fungsional, fokus pada menjalankan proses bisnis di seluruh perusahaan bisnis, dan mencakup semua tingkat manajemen. Aplikasi perusahaan membantu bisnis menjadi lebih fleksibel dan produktif dengan mengkoordinasikan proses bisnis mereka lebih dekat dan mengintegrasikan kelompok proses sehingga mereka berfokus pada pengelolaan sumber daya dan layanan pelanggan yang efisien. Ada empat aplikasi perusahaan besar: sistem perusahaan, sistem manajemen rantai pasokan, sistem manajemen hubungan pelanggan, dan sistem manajemen pengetahuan.

Sistem Manajemen Pengetahuan

Beberapa perusahaan berkinerja lebih baik daripada yang lain karena mereka memiliki pengetahuan yang lebih baik tentang bagaimana menciptakan, memproduksi, dan memberikan produk dan layanan. Pengetahuan perusahaan ini sulit untuk ditiru, unik, dan dapat dimanfaatkan ke dalam manfaat strategis jangka panjang. Knowledge management systems (KMS) memungkinkan organisasi mengelola proses untuk menangkap dan menerapkan pengetahuan dan keahlian dengan lebih baik. Sistem ini mengumpulkan semua pengetahuan dan pengalaman yang relevan di perusahaan, dan menyediakannya dimanapun dan kapanpun dibutuhkan untuk memperbaiki proses bisnis dan keputusan manajemen. Mereka juga menghubungkan perusahaan tersebut dengan sumber pengetahuan eksternal.

Intranet dan Ekstranet

Intranet dan ekstranet pantas disebutkan di sini sebagai alat alternatif untuk meningkatkan integrasi dan mempercepat arus informasi di dalam perusahaan, dan dengan pemasok serta pelanggan. Intranet hanyalah situs Web perusahaan internal yang hanya dapat diakses oleh karyawan. Istilah "intranet" mengacu pada fakta bahwa itu adalah jaringan internal, berbeda dengan Internet, yang merupakan jaringan publik yang menghubungkan organisasi dan jaringan eksternal lainnya. Intranet menggunakan teknologi dan teknik yang sama dengan Internet yang lebih besar, dan mereka seringkali merupakan area akses pribadi di situs Web perusahaan yang lebih besar. Begitu juga dengan extranet. Extranet adalah situs Web perusahaan yang dapat diakses oleh vendor dan pemasok resmi, dan sering digunakan untuk mengkoordinasikan pergerakan pasokan ke peralatan produksi perusahaan.

E-BISNIS, E-COMMERCE, DAN E-PEMERINTAH

Bisnis elektronik, atau e-bisnis, mengacu pada penggunaan teknologi digital dan internet untuk menjalankan proses bisnis utama di perusahaan. E-bisnis mencakup kegiatan untuk pengelolaan internal perusahaan dan untuk berkoordinasi dengan pemasok dan mitra bisnis lainnya. Ini juga mencakup perdagangan elektronik, atau e-commerce.

E-commerce adalah bagian dari bisnis elektronik yang berhubungan dengan pembelian dan penjualan barang dan jasa melalui Internet. Ini juga mencakup kegiatan yang mendukung transaksi pasar tersebut, seperti periklanan, pemasaran, dukungan pelanggan, keamanan, pengiriman, dan pembayaran.

E-pemerintah mengacu pada penerapan teknologi internet dan jaringan secara digital menghubungkan antara instansi pemerintah dan sektor publik dengan warga negara, bisnis, dan bidang pemerintahan lainnya. Selain meningkatkan penyampaian layanan pemerintah, e-pemerintah  membuat operasi pemerintah lebih efisien dan juga mempermudah masyarakat mengakses informasi pemerintahan.

2.3 SISTEM UNTUK KOLABORASI DAN KERJA SAMA TIM

APA ITU KOLABORASI?

          Kolaborasi bekerja dengan orang lain untuk mencapai tujuan bersama dan eksplisit. Kolaborasi berfokus pada pencapaian tugas atau misi dan biasanya berlangsung dalam bisnis, atau organisasi lain, dan di antara bisnis. Kolaborasi bisa berumur pendek, berlangsung beberapa menit, atau jangka panjang, tergantung dari sifat tugas dan hubungan antar peserta. Kolaborasi bisa menjadi satu-ke-satu atau banyak-ke-banyak.

Kolaborasi dan kerja sama tim lebih penting dari sebelumnya karena berbagai alasan.

•        Mengubah sifat pekerjaan

•        Pertumbuhan kerja profesional

•        Mengubah organisasi perusahaan

•        Mengubah ruang lingkup perusahaan

•        Penekanan pada inovasi

•        Mengubah budaya kerja dan bisnis

MANFAAT BISNIS DARI KOLABORASI DAN KERJA SAMA TIM

          Meskipun demikian, di antara komunitas bisnis dan akademis ada kepercayaan umum bahwa semakin banyak perusahaan bisnis "kolaboratif," semakin sukses, dan kolaborasi di dalam dan di antara perusahaan lebih penting daripada di masa lalu. Sebuah survei global terbaru mengenai manajer sistem bisnis dan informasi menemukan bahwa investasi dalam teknologi kolaborasi menghasilkan perbaikan organisasi yang menghasilkan empat kali lipat jumlah investasi, dengan manfaat terbesar untuk fungsi penjualan, pemasaran, dan penelitian dan pengembangan (Frost and White, 2009 ).

MEMBANGUN BUDAYA KOLABORATIF DAN PROSES BISNIS

           Budaya bisnis kolaboratif dan proses bisnis sangat berbeda. Manajer senior bertanggung jawab untuk mencapai hasil namun mengandalkan tim karyawan untuk mencapai dan melaksanakan hasilnya. Kebijakan, produk, desain, proses, dan sistem jauh lebih bergantung pada tim di semua tingkat organisasi untuk merancang, menciptakan, dan membangun produk dan layanan. Tim diberi penghargaan atas penampilan mereka, dan individu dihargai atas penampilan mereka dalam sebuah tim. Fungsi manajer menengah adalah membangun tim, mengkoordinasikan pekerjaan mereka, dan memantau kinerjanya. Dalam budaya kolaboratif, manajemen senior membentuk kolaborasi dan kerja tim yang penting bagi organisasi, dan ini juga mengimplementasikan kolaborasi untuk jajaran bisnis senior.

ALAT DAN TEKNOLOGI UNTUK KOLABORASI DAN KERJA SAMA TIM

          Budaya kolaboratif dan berorientasi tim tidak akan menghasilkan keuntungan jika tidak ada sistem informasi yang mendukung kolaborasi. Beberapa alat high-end seperti IBM Lotus Notes mahal, namun cukup kuat untuk perusahaan global. Lainnya tersedia secara online dan gratis (atau dengan versi premium dengan biaya rendah) dan cocok untuk usaha kecil.

•               E-mail dan Pesan Instan (IM)
•              Jaringan sosial
•              Wikis
•              Dunia maya
•         Lingkungan Kolaborasi Berbasis Internet

Dalam upaya mengurangi biaya perjalanan, banyak perusahaan, baik besar maupun kecil, mengadopsi konferensi video dan teknologi konferensi web. Fitur penting dari sistem konferensi video high-end terdepan adalah teknologi telepresence, lingkungan audio dan visual terpadu yang memungkinkan seseorang memberi tampilan hadir di lokasi selain lokasi fisik aslinya.

Google Apps / Google Sites Salah satu layanan online "gratis" yang paling banyak digunakan untuk kolaborasi. Google Sites memungkinkan pengguna membuat situs Web dengan cepat dan dapat diedit oleh grup dengan cepat. Google Sites adalah salah satu bagian dari rangkaian alat Google Apps yang lebih besar. Pengguna Google Sites dapat merancang dan mengisi situs Web dalam beberapa menit dan, tanpa keterampilan teknis lanjutan lainnya, kirimkan berbagai file termasuk kalender, teks, spreadsheet, dan video untuk pengamatan dan pengeditan pribadi, grup, atau publik.

Microsoft SharePoint Microsoft SharePoint adalah sistem kolaborasi yang paling banyak digunakan untuk perusahaan kecil dan menengah yang menggunakan server dan produk jaringan Microsoft. SharePoint dapat digunakan untuk meng-host situs Web yang mengatur dan menyimpan informasi di satu lokasi sentral untuk memungkinkan tim mengkoordinasikan aktivitas kerja, berkolaborasi dan mempublikasikan dokumen, memelihara daftar tugas, menerapkan alur kerja, dan berbagi informasi melalui wiki, blog, dan gaya Twitter. pembaruan status Karena SharePoint menyimpan dan mengatur informasi di satu tempat, pengguna dapat menemukan informasi yang relevan dengan cepat dan efisien sambil bekerja sama dalam tugas, proyek, dan dokumen.

Berikut adalah daftar kemampuan utama SharePoint:

•        Menyediakan satu ruang kerja bagi tim untuk mengkoordinasikan jadwal, mengatur dokumen, dan berpartisipasi dalam diskusi, di dalam organisasi atau di luar ekstranet.

•        Memfasilitasi pembuatan dan pengelolaan dokumen dengan kemampuan untuk mengendalikan versi, melihat revisi sebelumnya, menegakkan keamanan dokumen-spesifik, dan memelihara perpustakaan dokumen.

•        Menyediakan pengumuman, peringatan, dan papan diskusi untuk memberi tahu pengguna saat tindakan diminta atau perubahan dilakukan terhadap dokumentasi atau informasi yang ada.

•        Mendukung konten yang dipersonalisasi dan tampilan dokumen dan aplikasi pribadi dan publik.

•        Menyediakan template untuk blog dan wiki untuk membantu tim berbagi informasi dan melakukan brainstorming.

•        Menyediakan alat untuk mengelola pustaka dokumen, daftar, kalender, tugas, dan papan diskusi secara offline, dan untuk menyinkronkan perubahan saat terhubung kembali ke jaringan.

•        Menyediakan alat pencarian perusahaan untuk menemukan orang, keahlian, dan konten.

2.4 FUNGSI SISTEM INFORMASI DALAM BISNIS

Dalam semua kecuali perusahaan terkecil, departemen sistem informasi adalah unit organisasi formal yang bertanggung jawab atas layanan teknologi informasi. Bagian sistem informasi bertanggung jawab untuk memelihara perangkat keras, perangkat lunak, penyimpanan data, dan jaringan yang terdiri dari infrastruktur TI perusahaan.

DEPARTEMEN SISTEM INFORMASI

Bagian sistem informasi terdiri dari spesialis, seperti pemrogram, analis sistem, pemimpin proyek, dan manajer sistem informasi. Pemrogram adalah spesialis teknis terlatih yang menulis instruksi perangkat lunak untuk komputer. Analis sistem merupakan penghubung utama antara kelompok sistem informasi dan bagian organisasi lainnya. Ini adalah pekerjaan analis sistem untuk menerjemahkan masalah dan persyaratan bisnis ke dalam persyaratan dan sistem informasi. Manajer sistem informasi adalah pemimpin tim pemrogram dan analis, manajer proyek, manajer fasilitas fisik, manajer telekomunikasi, atau spesialis database. Di banyak perusahaan, departemen sistem informasi dipimpin oleh chief information officer (CIO). CIO adalah manajer senior yang mengawasi penggunaan teknologi informasi di perusahaan. CIO hari ini diharapkan memiliki latar belakang bisnis yang kuat serta keahlian sistem informasi dan memainkan peran kepemimpinan dalam mengintegrasikan teknologi ke dalam strategi bisnis perusahaan. Perusahaan besar saat ini juga memiliki posisi untuk chief security officer, chief knowledge officer, dan chief privacy officer, semuanya bekerja sama dengan CIO. Petugas keamanan utama (CSO) bertanggung jawab atas keamanan sistem informasi bagi perusahaan dan bertanggung jawab untuk menegakkan kebijakan sekuritas informasi perusahaan. Keamanan sistem informasi dan kebutuhan untuk melindungi data pribadi menjadi sangat penting sehingga perusahaan yang mengumpulkan sejumlah besar data pribadi dan menetapkan posisi untuk petugas privasi utama (CPO). CPO bertanggung jawab untuk memastikan bahwa perusahaan mematuhi undang-undang privasi data yang ada. Chief knowledge officer (CKO) bertanggung jawab atas program manajemen pengetahuan perusahaan. CKO membantu merancang program dan sistem untuk menemukan sumber pengetahuan baru atau untuk memanfaatkan pengetahuan yang ada dengan lebih baik dalam proses organisasi dan manajemen.

FUNGSI MENGORGANISASIKAN SISTEM INFORMASI

Perusahaan besar akan memiliki departemen sistem informasi terpisah, yang mungkin diatur sepanjang beberapa jalur yang berbeda, tergantung pada sifat dan kepentingan perusahaan. Tata kelola TI mencakup strategi dan kebijakan untuk menggunakan teknologi informasi dalam sebuah organisasi. Ini menentukan hak dan kerangka keputusan untuk akuntabilitas memastikan bahwa penggunaan teknologi informasi mendukung strategi dan sasaran organisasi. 





Sumber : Management Information Systems. 12th edition. Kenneth C. Laudon and Jane P. Laudon.