Chapter 12 Meningkatkan Pengambilan Keputusan

12.1 PENGAMBILAN KEPUTUSAN DAN SISTEM INFORMASI

NILAI BISNIS PEMBUATAN KEPUTUSAN MENINGKAT

Perusahaan telah mengidentifikasi sejumlah keputusan penting dimana investasi sistem baru dapat meningkatkan kualitas pengambilan keputusan.

JENIS KEPUTUSAN

Keputusan diklasifikasikan sebagai terstruktur, semistruktur, dan tidak terstruktur. Keputusan tidak terstruktur adalah pengambil keputusan harus memberikan penilaian, evaluasi, dan wawasan untuk memecahkan masalah. Keputusan terstruktur, sebaliknya, bersifat berulang dan rutin, dan melibatkan prosedur yang pasti untuk penanganannya sehingga mereka tidak perlu diperlakukan setiap saat seolah-olah baru. Banyak keputusan memiliki unsur dari kedua jenis keputusan dan bersifat semistructured, dimana hanya sebagian dari masalah yang memiliki jawaban yang jelas yang diberikan oleh prosedur yang diterima. Secara umum, keputusan terstruktur lebih banyak terjadi pada tingkat organisasi yang lebih rendah, sedangkan masalah yang tidak terstruktur lebih umum terjadi pada tingkat perusahaan yang lebih tinggi.

PROSES PEMBUATAN KEPUTUSAN

Membuat keputusan adalah proses multistep. Simon (1960) menggambarkan empat tahap yang berbeda dalam pengambilan keputusan: kecerdasan, desain, pilihan, dan implementasi.

·      Intelijen terdiri dari menemukan, mengidentifikasi, dan memahami masalah yang terjadi dalam organisasi - mengapa ada masalah, di mana, dan dampaknya terhadap perusahaan.

·         Desain melibatkan identifikasi dan penjelajahan berbagai solusi terhadap masalah.

·         Pilihan terdiri dari memilih alternatif solusi.

·       Implementasi melibatkan pembuatan alternatif pekerjaan pilihan dan terus memantau seberapa baik solusinya berjalan.

MANAJER DAN PENGAMBILAN KEPUTUSAN DI DUNIA NYATA

Peran Manajerial

Manajer memainkan peran kunci dalam organisasi. Model manajemen klasik, yang menggambarkan apa yang manajer lakukan, sebagian besar tidak diragukan lagi selama lebih dari 70 tahun sejak 1920-an. Henri Fayol dan penulis awal lainnya pertama kali mendeskripsikan lima fungsi klasik manajer sebagai perencanaan, pengorganisasian, koordinasi, penentuan, dan pengendalian.

Model perilaku menyatakan bahwa perilaku aktual manajer tampaknya kurang sistematis, lebih informal, kurang reflektif, lebih reaktif, dan kurang terorganisir dengan baik daripada model klasik yang akan membuat kita percaya.

Menganalisis perilaku manajerial sehari-hari, Mintzberg menemukan bahwa hal itu dapat dikelompokkan menjadi 10 peran manajerial. Peran manajerial adalah harapan dari aktivitas yang harus dilakukan manajer dalam sebuah organisasi. Mintzberg menemukan bahwa peran manajerial ini terbagi dalam tiga kategori: interpersonal, informasi, dan keputusan.

1.      Peran Interpersonal. Manajer bertindak sebagai tokoh untuk organisasi ketika mereka mewakili perusahaan mereka ke dunia luar dan melakukan tugas simbolis, seperti memberikan penghargaan karyawan, dalam peran interpersonal mereka.

2.      Peran Informasional. Dalam peran informasinya, para manajer bertindak sebagai pusat saraf organisasi mereka, menerima informasi yang paling nyata dan terkini dan mendistribusikannya kembali kepada mereka yang perlu menyadarinya.

3.      Peran Keputusan. Manajer membuat keputusan. Dalam peran keputusan mereka, mereka bertindak sebagai pengusaha dengan memulai jenis kegiatan baru; mereka menangani gangguan yang timbul dalam organisasi; mereka mengalokasikan sumber daya untuk anggota staf yang membutuhkannya; dan mereka menegosiasikan konflik dan menengahi antara kelompok yang saling bertentangan.

Pembuatan Keputusan Dunia Nyata

Dan dalam peran manajerial di mana sistem informasi dapat memperbaiki keputusan, investasi di bidang teknologi informasi tidak selalu menghasilkan hasil yang positif. Ada tiga alasan utama: kualitas informasi, filter manajemen, dan budaya organisasi.

Kualitas Informasi. Keputusan berkualitas tinggi memerlukan informasi berkualitas tinggi.  Jika output dari sistem informasi tidak memenuhi kriteria kualitas ini, pengambilan keputusan akan menderita.

Filter Manajemen. Bahkan dengan informasi yang akurat dan tepat waktu, beberapa manajer membuat keputusan yang buruk. Manajer (seperti semua manusia) menyerap informasi melalui serangkaian filter untuk memahami dunia di sekitar mereka. Manajer memiliki perhatian selektif, fokus pada beberapa jenis masalah dan solusi, dan memiliki berbagai bias yang menolak informasi yang tidak sesuai dengan konsepsi mereka sebelumnya.

Organisasi Inersia dan Politik. Organisasi adalah birokrasi dengan kemampuan dan kompetensi terbatas untuk bertindak tegas. Ketika lingkungan berubah dan bisnis perlu mengadopsi model bisnis baru untuk bertahan, kekuatan kuat di dalam organisasi menolak membuat keputusan yang meminta perubahan besar.

PENGAMBILAN KEPUTUSAN OTOMATIS BERKECEPATAN TINGGI

Kelas keputusan yang sangat terstruktur dan otomatis berkembang pesat. Apa yang membuat pengambilan keputusan berkecepatan tinggi otomatis ini mungkin adalah algoritme komputer yang secara tepat menentukan langkah-langkah yang harus diikuti untuk menghasilkan keputusan, basis data yang sangat besar, prosesor berkecepatan tinggi, dan perangkat lunak yang dioptimalkan untuk tugas tersebut. Dalam situasi ini, manusia (termasuk manajer) dieliminasi dari rantai keputusan karena terlalu lamban.

12.2 KECERDASAN BISNIS DALAM PERUSAHAAN

Pada bagian ini, kami ingin menjawab pertanyaan berikut:

·         Apa itu business intelligence (BI) dan business analytics (BA)

·         Siapa yang membuat business intelligence dan business analytics hardware dan software?

·         Siapa pengguna intelijen bisnis?

·         Alat analisis apa saja yang datang dengan paket BI / BA?

·         Bagaimana manajer menggunakan alat ini?

·         Apa saja contoh perusahaan yang telah menggunakan alat ini?

·         Strategi manajemen apa yang digunakan untuk mengembangkan kemampuan BI / BA?

APA ITU KECERDASAN BISNIS?

"Business intelligence" adalah istilah yang digunakan oleh vendor perangkat keras dan perangkat lunak dan konsultan teknologi informasi untuk mendeskripsikan infrastruktur pergudangan, mengintegrasikan, melaporkan, dan menganalisis data yang berasal dari lingkungan bisnis.

Vendor Intelijen Bisnis

Penting untuk diingat bahwa kecerdasan dan analisis bisnis adalah produk yang didefinisikan oleh vendor teknologi dan perusahaan konsultan. Mereka terdiri dari perangkat keras dan perangkat lunak yang dijual terutama oleh vendor sistem besar ke perusahaan Fortune 500 yang sangat besar. Lima penyedia produk terbesar adalah SAP, Oracle, IBM, SAS Institute, dan Microsoft.

LINGKUNGAN INTELIJEN BISNIS

Ada enam elemen dalam lingkungan intelijen bisnis ini:

·         Data dari lingkungan bisnis: Bisnis harus menangani data terstruktur dan tidak terstruktur dari berbagai sumber, termasuk perangkat seluler dan Internet.

·         Infrastruktur intelijen bisnis: Landasan dasar intelijen bisnis adalah sistem basis data yang kuat yang menangkap semua data yang relevan untuk menjalankan bisnis.

·         Alat analisis bisnis: Satu set perangkat lunak digunakan untuk menganalisis data dan menghasilkan laporan, merespons pertanyaan yang diajukan oleh manajer, dan melacak kemajuan bisnis dengan menggunakan indikator kinerja utama.

·         Pengguna dan metode manajerial: Perangkat keras dan perangkat lunak intelijen bisnis hanya secerdas manusia yang menggunakannya. Manajer menerapkan perintah pada analisis data dengan menggunakan berbagai metode manajerial yang menentukan tujuan bisnis strategis dan menentukan bagaimana kemajuan akan diukur.

·         Platform pengiriman-SIM, DSS, ESS. Hasil dari business intelligence dan analytics disampaikan kepada para manajer dan karyawan dengan berbagai cara, tergantung pada apa yang perlu mereka ketahui untuk melakukan pekerjaan mereka. MIS, DSS, dan ESS, menyampaikan informasi dan pengetahuan kepada orang dan tingkatan yang berbeda pada karyawan operasional perusahaan, manajer menengah, dan eksekutif senior.

·         Antarmuka pengguna: Orang bisnis tidak lagi terikat dengan meja kerja dan desktop mereka. Mereka sering belajar lebih cepat dari representasi data visual daripada dari laporan dengan kolom dan barisan informasi.

KINERJA BISNIS DAN ANALITIK KEMAMPUAN

Ada 5 fungsi analitik yang diberikan sistem BI untuk mencapai tujuan ini:

·         Laporan produksi: Ini adalah laporan yang telah ditetapkan berdasarkan persyaratan khusus industri.

·         Laporan parameter. Pengguna memasukkan beberapa parameter seperti pada tabel pivot untuk menyaring data dan mengisolasi dampak parameter.

·         Dashboard / kartu skor: Ini adalah alat visual untuk menampilkan data kinerja yang ditentukan oleh pengguna.

·         Pembuatan kueri / penelusuran / laporan ad hoc: Ini memungkinkan pengguna membuat laporan mereka sendiri berdasarkan kueri dan penelusuran.

·         Drill down: Ini adalah kemampuan untuk beralih dari ringkasan tingkat tinggi ke tampilan yang lebih rinci.

·         Prakiraan, skenario, model: Ini termasuk kemampuan untuk melakukan peramalan linier, analisis skenario bagaimana-jika, dan menganalisis data menggunakan alat statistik standar.

Siapa yang Menggunakan Analisis Intelijen Bisnis dan Bisnis Analitik?

Eksekutif senior cenderung menggunakan BI untuk memantau aktivitas perusahaan menggunakan antarmuka visual seperti dashboard dan kartu skor.

Contoh Aplikasi Intelijen Bisnis

Output perangkat BI yang paling banyak digunakan adalah laporan produksi pra-paket.

Analisis prediktif

Analisis prediktif, sedang dibangun ke dalam aplikasi utama untuk pengambilan keputusan sehari-hari oleh semua jenis karyawan, terutama di bidang keuangan dan pemasaran.

Visualisasi Data dan Sistem Informasi Geografis

Dengan menyajikan data dalam bentuk visual, alat visualisasi data membantu pengguna melihat pola dan hubungan dalam sejumlah besar data yang sulit dikenali jika data dipresentasikan sebagai daftar teks tradisional.

Sistem informasi geografis (GIS) membantu pengambil keputusan memvisualisasikan masalah yang memerlukan pengetahuan tentang distribusi geografis orang atau sumber daya lainnya. Perangkat lunak mereka menghubungkan data lokasi ke titik, garis, dan area pada peta. Beberapa GIS memiliki kemampuan pemodelan untuk mengubah data dan secara otomatis merevisi skenario bisnis. GIS dapat digunakan untuk membantu negara bagian dan pemerintah daerah menghitung waktu respons terhadap bencana alam dan keadaan darurat lainnya atau untuk membantu bank mengidentifikasi lokasi terbaik untuk memasang terminal baru atau terminal ATM.

Intelijen Bisnis di Sektor Publik

Sistem intelijen bisnis juga digunakan di sektor publik. Sesi Interaktif pada Organisasi menggambarkan langkah kabupaten sekolah untuk mengukur dan menganalisis data kinerja siswa untuk membuat keputusan yang lebih baik tentang bagaimana mengalokasikan sumber daya untuk meningkatkan kinerja siswa dan guru.

STRATEGI MANAJEMEN UNTUK MENGEMBANGKAN KEMAMPUAN BI dan BA

Ada dua strategi yang berbeda untuk mengadopsi kemampuan BI dan BA untuk organisasi: one-stop integrated solutions versus beberapa solusi vendor best-of-breed.

Solusi pertama membawa risiko bahwa satu vendor menyediakan total solusi perangkat keras dan perangkat lunak perusahaan Anda, membuat perusahaan Anda bergantung pada kekuatan harga. Ini juga menawarkan keuntungan berurusan dengan satu vendor tunggal yang bisa memberikannya dalam skala global. Solusi kedua menawarkan fleksibilitas dan kemandirian yang lebih besar, namun dengan potensi potensi kesulitan mengintegrasikan perangkat lunak ke platform perangkat keras, serta perangkat lunak lainnya. Vendor selalu mengklaim perangkat lunak mereka "kompatibel" dengan perangkat lunak lain, namun kenyataannya adalah sangat sulit untuk mengintegrasikan perangkat lunak dari vendor yang berbeda.

12.3 KONSTITUENSI INTELIJEN BISNIS

DUKUNGAN KEPUTUSAN UNTUK MANAJEMEN OPERASIONAL DAN MANAJEMEN TENGAH

Manajemen operasional dan menengah umumnya dituntut untuk memantau kinerja aspek-aspek utama bisnis, mulai dari down-time mesin di lantai pabrik, hingga penjualan harian atau bahkan per jam di toko makanan waralaba, hingga lalu lintas harian di perusahaan. Situs web. Sebagian besar keputusan yang mereka buat cukup terstruktur. Sistem informasi manajemen (MIS) biasanya digunakan oleh manajer menengah untuk mendukung jenis pengambilan keputusan ini, dan keluaran utamanya adalah serangkaian laporan produksi rutin berdasarkan data yang diambil dan dirangkum dari sistem pemrosesan transaksi yang mendasari perusahaan (TPS).

Dukungan untuk Keputusan Semi-struktur

Model analisis kepekaan bertanya apa-jika pertanyaan berulang-ulang untuk memprediksi berbagai hasil ketika satu atau lebih variabel diubah berkali-kali (lihat Gambar 12-5). Analisis sensitivitas ke belakang membantu pengambil keputusan dengan pencarian tujuan: Jika saya ingin menjual 1 juta unit produk tahun depan, berapa harga yang harus saya kurangi tiap produk?

Analisis data multidimensi dan OLAP sebagai salah satu teknologi intelijen bisnis utama. Spreadsheet memiliki fitur serupa untuk analisis multidimensi yang disebut tabel pivot, yang oleh manajer "pengguna super" dan analis menggunakannya untuk mengidentifikasi dan memahami pola dalam informasi bisnis yang mungkin berguna untuk pengambilan keputusan semistruktur.

DUKUNGAN KEPUTUSAN UNTUK MANAJEMEN SENIOR: METODE MANAJEMEN KARTU CATATAN ANGKA DAN KINERJA PERUSAHAAN

Saat ini, metodologi utama untuk memahami informasi penting yang dibutuhkan oleh eksekutif perusahaan disebut metode balanced scorecard (Kaplan dan Norton, 2004; Kaplan dan Norton, 1992). Kartu skor seimbang adalah kerangka kerja untuk mengoperasionalkan rencana strategis perusahaan dengan memusatkan perhatian pada hasil terukur pada empat dimensi kinerja perusahaan: keuangan, proses bisnis, pelanggan, dan pembelajaran dan pertumbuhan.

Kerangka balanced scorecard dianggap "seimbang" karena hal ini menyebabkan manajer lebih fokus pada kinerja finansial. Dalam pandangan ini, kinerja keuangan adalah sejarah masa lalu - akibat dari tindakan masa lalu - dan para manajer harus berfokus pada hal-hal yang dapat mereka pengaruhi saat ini, seperti efisiensi proses bisnis, kepuasan pelanggan, dan pelatihan karyawan. Begitu scorecard dikembangkan oleh konsultan dan eksekutif senior, langkah selanjutnya adalah mengotomatisasi arus informasi kepada eksekutif dan manajer lainnya untuk setiap indikator kinerja utama. Ada ratusan perusahaan konsultan dan perangkat lunak yang menawarkan kemampuan ini, yang dijelaskan di bawah ini. Begitu sistem ini diterapkan, mereka sering disebut sebagai ESS.

SISTEM PENDUKUNG KEPUTUSAN KELOMPOK (GDSS)

DSS yang baru saja dijelaskan berfokus terutama pada pengambilan keputusan individu. Namun, begitu banyak pekerjaan yang dilakukan dalam kelompok di dalam perusahaan bahwa kategori sistem khusus yang disebut sistem pendukung keputusan kelompok (GDSS) telah dikembangkan untuk mendukung pengambilan keputusan kelompok dan organisasi.

GDSS adalah sistem berbasis komputer interaktif yang memfasilitasi penyelesaian masalah yang tidak terstruktur oleh satu set pengambil keputusan yang bekerja sama sebagai satu kelompok di lokasi yang sama atau di lokasi yang berbeda.

Sumber : Management Information Systems. 12th edition. Kenneth C. Laudon and Jane P. Laudon.