Chapter 13 Membangun Sistem Informasi

13.1 SISTEM SEBAGAI PERUBAHAN ORGANISASI YANG BERENCANA

Membangun sistem informasi baru merupakan salah satu bentuk perubahan organisasi yang terencana.

PEMBANGUNAN SISTEM DAN PERUBAHAN ORGANISASI

Empat jenis perubahan organisasi struktural yang dimungkinkan oleh teknologi informasi: (1) otomasi, (2) rasionalisasi, (3) perancangan ulang proses bisnis, dan (4) pergeseran paradigma. Masing-masing membawa risiko dan ganjaran yang berbeda.

Bentuk perubahan organisasi TI yang paling umum adalah otomatisasi. Bentuk perubahan organisasi yang lebih dalam - yang mengikuti dengan cepat dari otomatisasi awal - adalah rasionalisasi prosedur.

Total quality management (TQM) membuat pencapaian kualitas menjadi tujuan itu sendiri dan tanggung jawab semua orang dan fungsi dalam suatu organisasi. TQM berasal dari konsep yang dikembangkan oleh pakar kualitas Amerika seperti W. Edwards Deming dan Joseph Juran, namun dipopulerkan oleh orang Jepang. Six sigma adalah ukuran kualitas yang spesifik, mewakili 3,4 kekurangan per juta peluang. Sebagian besar perusahaan tidak dapat mencapai tingkat kualitas ini, namun menggunakan six sigma sebagai tujuan untuk mendorong peningkatan program peningkatan kualitas.

Jenis perubahan organisasi yang lebih kuat adalah perancangan ulang proses bisnis, di mana proses bisnis dianalisis, disederhanakan, dan didesain ulang. Perancangan ulang proses bisnis mereorganisasi alur kerja, menggabungkan langkah-langkah untuk mengurangi limbah dan menghilangkan tugas berulang-ulang yang padat kertas.

MERANCANG KEMBALI PROSES BISNIS

Manajemen proses bisnis menyediakan berbagai alat dan metodologi untuk menganalisa proses yang ada, merancang proses baru, dan mengoptimalkan proses tersebut. BPM tidak pernah disimpulkan karena perbaikan proses memerlukan perubahan terus-menerus. Perusahaan yang menjalankan manajemen proses bisnis melalui langkah-langkah berikut:

1.      Mengidentifikasi proses perubahan

2.      Menganalisis proses yang ada

3.      Rancang proses baru

4.      Terapkan proses baru

5.      Pengukuran terus menerus

Alat untuk Manajemen Proses Bisnis

Lebih dari 100 perusahaan perangkat lunak menyediakan alat untuk berbagai aspek BPM, termasuk IBM, Oracle, dan TIBCO. Alat-alat ini membantu bisnis mengidentifikasi dan mendokumentasikan proses yang memerlukan perbaikan, menciptakan model proses yang lebih baik, menangkap dan menerapkan peraturan bisnis untuk melakukan proses, dan mengintegrasikan sistem yang ada untuk mendukung proses baru atau didesain ulang. BPM softwaretools juga menyediakan analisis untuk memverifikasi bahwa kinerja proses telah dilakukan diperbaiki dan untuk mengukur dampak perubahan proses pada indikator kinerja bisnis utama.

13.2 TINJAUAN UMUM SISTEM PEMBANGUNAN

Kegiatan yang menghasilkan solusi sistem informasi terhadap masalah atau peluang organisasi disebut pengembangan sistem. Pengembangan sistem adalah masalah terstruktur yang dipecahkan dengan aktivitas yang berbeda. Kegiatan ini terdiri dari analisis sistem, perancangan sistem, pemrograman, pengujian, konversi, dan produksi dan pemeliharaan.  

ANALISA SISTEM

Analisis sistem adalah analisis masalah yang coba diatasi oleh sebuah perusahaan dengan sistem informasi. Ini terdiri dari mendefinisikan masalah, mengidentifikasi penyebabnya, menentukan solusinya, dan mengidentifikasi persyaratan informasi yang harus dipenuhi oleh solusi sistem.

Analisis sistem juga mencakup studi kelayakan untuk menentukan apakah solusi tersebut layak, atau dapat dicapai, dari sudut pandang keuangan, teknis, dan organisasi. Studi kelayakan menentukan apakah sistem yang diusulkan diharapkan dapat menjadi investasi yang baik, apakah teknologi yang dibutuhkan untuk sistem tersedia dan dapat ditangani oleh spesialis sistem informasi perusahaan, dan apakah organisasi dapat menangani perubahan yang diperkenalkan oleh sistem.

Menetapkan Persyaratan Informasi

Pada tingkat yang paling dasar, persyaratan informasi dari sebuah sistem baru melibatkan identifikasi siapa yang membutuhkan informasi apa, di mana, kapan, dan bagaimana caranya. Beberapa masalah tidak memerlukan solusi sistem informasi namun memerlukan penyesuaian dalam manajemen, pelatihan tambahan, atau penyempurnaan prosedur organisasi yang ada. Jika masalahnya terkait dengan informasi, analisis sistem masih mungkin diperlukan untuk mendiagnosis masalah dan sampai pada solusi yang tepat.

DESAIN SISTEM

Analisis sistem menggambarkan apa yang harus dilakukan sistem untuk memenuhi persyaratan informasi, dan perancangan sistem menunjukkan bagaimana sistem akan memenuhi tujuan ini. Perancangan sistem informasi adalah keseluruhan rencana atau model untuk sistem tersebut. Seperti cetak biru bangunan atau rumah, itu terdiri dari semua spesifikasi yang memberi sistem bentuk dan strukturnya. Perancang sistem merinci spesifikasi sistem yang akan memberikan fungsi yang diidentifikasi selama analisis sistem.

Peran Pengguna Akhir

Persyaratan informasi pengguna mendorong keseluruhan upaya membangun sistem. Pengguna harus memiliki kontrol yang memadai atas proses perancangan untuk memastikan bahwa sistem tersebut mencerminkan prioritas bisnis dan kebutuhan informasi mereka, bukan staf teknis.

MEMPERLENGKAPAN PROSES PEMBANGUNAN SISTEM

Langkah-langkah yang tersisa dalam proses pengembangan sistem menerjemahkan spesifikasi solusi yang ditetapkan selama analisis dan perancangan sistem ke dalam sistem informasi operasional sepenuhnya. Terdiri dari :

1.      Pemrograman

Selama tahap pemrograman, spesifikasi sistem yang disiapkan selama tahap perancangan diterjemahkan ke dalam kode program perangkat lunak.

2.      Pengujian

Pengujian menyeluruh dan menyeluruh harus dilakukan untuk memastikan apakah sistem menghasilkan hasil yang tepat.

Menguji sistem informasi dapat dibagi menjadi tiga jenis kegiatan: pengujian unit, pengujian sistem, dan pengujian penerimaan. Pengujian unit, atau pengujian program, terdiri dari pengujian setiap program secara terpisah di sistem. Pengujian sistem menguji berfungsinya sistem informasi secara keseluruhan.

Uji penerimaan memberikan sertifikasi akhir bahwa sistem siap digunakan dalam pengaturan produksi. Tes sistem dievaluasi oleh pengguna dan ditinjau oleh manajemen. Bila semua pihak merasa puas bahwa sistem yang baru  memenuhi standar mereka, sistem tersebut secara formal diterima untuk instalasi. Tim pengembangan sistem bekerja dengan pengguna untuk merancang rencana uji sistematis. Rencana uji mencakup semua persiapan untuk serangkaian tes yang baru saja kami jelaskan.

Konversi adalah proses perubahan dari sistem lama ke sistem yang baru. Empat strategi konversi utama dapat digunakan: strategi paralel, strategi cutover langsung, strategi studi percontohan, dan strategi pendekatan bertahap.

Dalam strategi paralel, sistem lama dan penggantian potensinya dijalankan bersama-sama untuk sementara waktu sampai semua orang yakin bahwa yang baru berfungsi dengan benar. Ini adalah pendekatan konversi yang paling aman karena, jika terjadi kesalahan atau gangguan pemrosesan, sistem lama tetap bisa dijadikan backup. Namun, pendekatan ini sangat mahal, dan staf tambahan atau sumber daya mungkin diminta untuk menjalankan sistem ekstra.

Strategi cutover langsung menggantikan sistem lama sepenuhnya dengan sistem baru pada hari yang ditentukan. Ini adalah pendekatan yang sangat berisiko yang berpotensi lebih mahal daripada menjalankan dua sistem secara paralel jika masalah serius dengan sistem baru ditemukan. Tidak ada sistem lain yang bisa diperbaiki. Dislokasi, gangguan, dan biaya koreksi mungkin sangat besar.

Strategi percontohan memperkenalkan sistem baru hanya pada area organisasi yang terbatas, seperti satu departemen atau unit operasi. Saat versi uji coba ini selesai dan bekerja dengan lancar, pemasangan di seluruh bagian organisasi lainnya, baik secara bersamaan maupun bertahap.

3.      Produksi dan Pemeliharaan

Setelah sistem baru dipasang dan konversi selesai, sistemnya dikatakan sedang berproduksi. Selama tahap ini, sistem akan ditinjau oleh pengguna dan spesialis teknis untuk menentukan seberapa baik pencapaian tujuan awalnya dan untuk memutuskan apakah ada revisi atau modifikasi secara berurutan. Dalam beberapa kasus, dokumen audit pasca-implementasi formal disiapkan. Setelah sistem telah diperbaiki, harus dipelihara saat berada dalam produksi untuk memperbaiki kesalahan, memenuhi persyaratan, atau memperbaiki efisiensi pemrosesan. Perubahan perangkat keras, perangkat lunak, dokumentasi, atau prosedur ke sistem produksi untuk memperbaiki kesalahan, memenuhi persyaratan baru, atau memperbaiki efisiensi pemrosesan disebut perawatan.

PEMODELAN DAN PERANCANGAN SISTEM: METODOLOGI STRUKTUR DAN PENGEMBANGAN BERORIENTASI OBJEK

Ada metodologi alternatif untuk pemodelan dan perancangan sistem. Metodologi terstruktur dan pengembangan berorientasi objek adalah yang paling menonjol.

Metodologi Terstruktur

Terstruktur mengacu pada fakta bahwa tekniknya selangkah demi selangkah, dengan setiap langkah membangun pada yang sebelumnya. Metodologi terstruktur bersifat top-down, maju dari tingkat tertinggi dan paling abstrak ke tingkat detail paling rendah - dari yang umum sampai yang spesifik.

Alat utama untuk merepresentasikan proses komponen sistem dan arus data di antaranya adalah data flow diagram (DFD). Diagram alir data menawarkan model arus informasi logis, mempartisi sistem menjadi modul yang menunjukkan tingkat detail yang dapat diatur. Ini secara ketat menentukan proses atau transformasi yang terjadi di dalam setiap modul dan antarmuka yang ada di antara keduanya.

Dalam metodologi terstruktur, perancangan perangkat lunak dimodelkan menggunakan diagram struktur hirarkis. Bagan struktur adalah grafik top-down, menunjukkan setiap tingkat disain, hubungannya ke tingkat lain, dan tempatnya dalam keseluruhan struktur desain. Desain pertama mempertimbangkan fungsi utama dari sebuah program atau sistem, kemudian memecah fungsi ini menjadi subfungsi, dan membusuk setiap subfungsi sampai tingkat detail terendah tercapai.

Pengembangan Berorientasi Objek

Pengembangan berorientasi objek menggunakan objek sebagai unit dasar analisis dan perancangan sistem. Objek menggabungkan data dan proses spesifik yang beroperasi pada data tersebut.

Rekayasa Perangkat Lunak Berbantuan Komputer

Rekayasa perangkat lunak berbantuan komputer (KASUS) - kadang-kadang disebut rekayasa sistem berbantuan komputer - menyediakan perangkat lunak untuk mengotomatisasi metodologi yang baru saja kita gambarkan untuk mengurangi jumlah pekerjaan berulang yang perlu dilakukan pengembang. Alat KASUS menyediakan fasilitas grafik otomatis untuk memproduksi bagan dan diagram, layar dan generator laporan, kamus data, fasilitas pelaporan yang luas, alat analisis dan pengecekan, generator kode, dan generator dokumentasi. Secara umum, alat KASUS mencoba meningkatkan produktivitas dan kualitas dengan:

·         Menegakkan metodologi pengembangan standar dan disiplin desain

·         Meningkatkan komunikasi antara pengguna dan spesialis teknis

·         Mengorganisir dan menghubungkan komponen desain dan memberikan akses cepat kepada mereka menggunakan repositori desain

·         Mengotomasi bagian analisis dan desain yang membosankan dan rawan kesalahan

·         Mengotomatiskan pembuatan kode dan pengujian dan pengontrolan peluncuran

13.3 SISTEM ALTERNATIF - PENDEKATAN BANGUNAN

SIKLUS HIDUP SISTEM TRADISIONAL

Siklus hidup sistem adalah metode tertua untuk membangun sistem informasi. Metodologi siklus hidup adalah pendekatan bertahap untuk membangun sebuah sistem, membagi pengembangan sistem menjadi tahap formal. Spesialis pengembangan sistem memiliki pendapat yang berbeda tentang bagaimana mempartisi tahap pengembangan sistem, namun secara kasar sesuai dengan tahapan pengembangan sistem yang baru saja kita jelaskan.

Metodologi siklus hidup sistem mempertahankan pembagian kerja yang sangat formal antara pengguna akhir dan spesialis sistem informasi. Pakar teknis, seperti analis sistem dan pemrogram, bertanggung jawab atas sebagian besar analisis, desain, dan pelaksanaan sistem; pengguna akhir terbatas untuk menyediakan persyaratan informasi dan meninjau pekerjaan staf teknis. Siklus hidup juga menekankan spesifikasi dan dokumen formal, sehingga banyak dokumen dihasilkan selama proyek sistem berlangsung.

PROTOTYPING

Prototipe terdiri dari membangun sistem eksperimental dengan cepat dan murah bagi pengguna akhir untuk dievaluasi. Prototipe ini adalah versi kerja dari sistem informasi atau bagian dari sistem, namun model ini hanya merupakan model pendahuluan. Setelah beroperasi, prototipe akan disempurnakan lebih lanjut sampai sesuai dengan kebutuhan pengguna. Setelah disain selesai, prototipe tersebut dapat dikonversi menjadi sistem produksi yang dipoles.

Langkah-langkah dalam Prototyping

Langkah 1: Identifikasi kebutuhan dasar pengguna.

Langkah 2: Kembangkan prototipe awal.

Langkah 3: Gunakan prototipe.

Langkah 4: Merevisi dan meningkatkan prototipe.

Keuntungan dan Kerugian Prototyping

Prototyping sangat berguna bila ada beberapa ketidakpastian mengenai persyaratan atau solusi perancangan dan sering digunakan untuk merancang antarmuka pengguna akhir sistem informasi. Namun, prototyping yang cepat dapat mengabaikan langkah penting dalam pengembangan sistem.

PENGEMBANGAN PENGGUNA AKHIR

Beberapa jenis sistem informasi dapat dikembangkan oleh pengguna akhir dengan sedikit atau tanpa bantuan formal dari spesialis teknis. Fenomena ini disebut pengembangan pengguna akhir. Serangkaian perangkat lunak yang dikategorikan sebagai bahasa generasi keempat membuat ini menjadi mungkin. Bahasa generasi keempat adalah perangkat lunak yang memungkinkan pengguna akhir membuat laporan atau mengembangkan aplikasi perangkat lunak dengan sedikit atau tanpa bantuan teknis. Beberapa alat keempat ini juga meningkatkan produktivitas pemrogram profesional.

APLIKASI PERANGKAT LUNAK  DAN OUTSOURCING

Paket Perangkat Lunak Aplikasi

Fitur penyesuaian memungkinkan paket perangkat lunak dimodifikasi untuk memenuhi persyaratan unik sebuah organisasi tanpa merusak integritas perangkat lunak kemasan. Jika diperlukan banyak penyesuaian, pemrograman tambahan dan pekerjaan penyesuaian mungkin menjadi sangat mahal dan menyita waktu sehingga mereka meniadakan banyak kelebihan paket perangkat lunak. Proses evaluasi paket sering didasarkan pada Permintaan Proposal (RFP), yang merupakan daftar pertanyaan terperinci yang diajukan ke vendor perangkat lunak paket.

Outsourcing

Dalam kasus outsourcing lepas pantai, keputusan tersebut cenderung lebih didorong biaya. Perusahaan Anda kemungkinan besar akan mendapatkan keuntungan dari outsourcing jika memerlukan waktu untuk mengevaluasi semua risiko dan memastikan outsourcing sesuai untuk kebutuhan khusus. Setiap perusahaan yang meng-outsource aplikasinya harus benar-benar memahami proyek, termasuk persyaratan, metode penerapannya, manfaat yang diantisipasi, komponen biaya, dan metrik untuk mengukur kinerja.

13.4 PENGEMBANGAN APLIKASI UNTUK PERUSAHAAN DIGITAL

PENGEMBANGAN APLIKASI RAPID (RAD)

Istilah rapid application development (RAD) digunakan untuk menggambarkan proses pembuatan sistem kerja dalam waktu yang sangat singkat. RAD dapat mencakup penggunaan pemrograman visual dan alat lainnya untuk membangun antarmuka pengguna grafis, pengarsipan berulang elemen sistem kunci, otomasi pembuatan kode program, dan kerja sama tim yang erat antara pengguna akhir dan spesialis sistem informasi.

Terkadang sebuah teknik yang disebut joint application design (JAD) digunakan untuk mempercepat pembangkitan kebutuhan informasi dan untuk mengembangkan desain sistem awal. JAD menghadirkan pengguna sistem informasi dan pengguna akhir bersama dalam sebuah sesi interaktif untuk mendiskusikan disain sistem. Dirancang dengan benar dan difasilitasi, sesi JAD dapat mempercepat fase desain secara signifikan dan melibatkan pengguna pada tingkat yang tinggi.

Pengembangan tangkas berfokus pada pengiriman cepat perangkat lunak kerja dengan memecah proyek besar menjadi serangkaian subproyek kecil yang selesai dalam waktu singkat menggunakan iterasi dan umpan balik yang berkesinambungan.

PEMBANGUNAN BERBASIS KOMPONEN DAN LAYANAN WEB

Pendekatan pengembangan perangkat lunak ini disebut pengembangan berbasis komponen, dan ini memungkinkan sebuah sistem dibangun dengan merakit dan mengintegrasikan komponen perangkat lunak yang ada.

Layanan Web dan Service-Oriented Computing

Bab 5 memperkenalkan layanan Web sebagai komponen perangkat lunak yang digabungkan secara longgar dan digabungkan dengan menggunakan Extensible Markup Language (XML) dan protokol dan standar terbuka lainnya yang memungkinkan satu aplikasi berkomunikasi dengan yang lain tanpa pemrograman khusus yang diperlukan untuk berbagi data dan layanan. Selain mendukung integrasi sistem internal dan eksternal, layanan Web dapat digunakan sebagai alat untuk membangun aplikasi sistem informasi baru atau meningkatkan sistem yang ada. Karena layanan perangkat lunak ini menggunakan seperangkat standar universal, mereka berjanji untuk menjadi lebih murah dan kurang sulit untuk menenun bersama daripada komponen proprietary.

Layanan web dapat melakukan fungsi tertentu sendiri, dan mereka juga dapat melibatkan layanan Web lainnya untuk menyelesaikan transaksi yang lebih kompleks, seperti memeriksa kartu kredit, pengadaan, atau pemesanan produk. Dengan membuat komponen perangkat lunak yang dapat berkomunikasi dan berbagi data terlepas dari sistem operasi, bahasa pemrograman, atau perangkat klien, layanan Web dapat memberikan penghematan biaya yang signifikan dalam membangun sistem sambil membuka peluang baru untuk kolaborasi dengan perusahaan lain.

Sumber : Management Information Systems. 12th edition. Kenneth C. Laudon and Jane P. Laudon.