Chapter 14 Mengelola Proyek

14.1 PENTINGNYA MANAJEMEN PROYEK

Pengembangan sistem baru harus dikelola dan diatur dengan hati-hati, dan cara pelaksanaan proyek kemungkinan merupakan faktor terpenting yang mempengaruhi hasilnya. Itulah mengapa penting untuk memiliki pengetahuan tentang pengelolaan proyek sistem informasi dan alasan mengapa mereka berhasil atau gagal.

PROYEK PELARIAN DAN KEGAGALAN SISTEM

Sebuah proyek pengembangan sistem tanpa manajemen yang tepat kemungkinan besar akan mengalami konsekuensi ini:

·         Biaya yang jauh melebihi anggaran

·         Waktu selip tak terduga

·         Performa teknis yang kurang dari yang diharapkan

·         Gagal mendapatkan manfaat yang diantisipasi

TUJUAN MANAJEMEN PROYEK

Sebuah proyek adalah rangkaian kegiatan yang direncanakan untuk mencapai tujuan bisnis yang spesifik.Proyek sistem informasi mencakup pengembangan sistem informasi baru, peningkatan sistem yang ada, atau peningkatan atau penggantian infrastruktur teknologi informasi perusahaan (IT).

Manajemen proyek mengacu pada penerapan pengetahuan, keterampilan, alat, dan teknik untuk mencapai target tertentu sesuai batasan anggaran dan waktu yang ditentukan. Seperti di bidang bisnis lainnya, manajemen proyek untuk sistem informasi harus menghadapi lima variabel utama: ruang lingkup, waktu, biaya, kualitas, dan risiko.

Lingkup mendefinisikan pekerjaan apa atau tidak termasuk dalam sebuah proyek. Waktu adalah jumlah waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek.Manajemen proyek biasanya menetapkan jumlah waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan komponen utama sebuah proyek.Biaya didasarkan pada waktu untuk menyelesaikan proyek dikalikan dengan biaya sumber daya manusia yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek.Biaya proyek sistem informasi juga mencakup biaya perangkat keras, perangkat lunak, dan ruang kerja.Kualitas adalah indikator seberapa baik hasil akhir dari sebuah proyek memenuhi tujuan yang ditentukan oleh manajemen.Kualitas proyek sistem informasi biasanya bermuara pada kinerja organisasi dan pengambilan keputusan yang lebih baik.Kualitas juga mempertimbangkan ketepatan dan ketepatan waktu informasi yang dihasilkan oleh sistem baru dan kemudahan penggunaan.Risiko mengacu pada masalah potensial yang akan mengancam keberhasilan sebuah proyek.

14.2 MEMILIH PROYEK

STRUKTUR MANAJEMEN UNTUK PROYEK SISTEM INFORMASI

MENGUBAH SISTEM PROYEK TERHADAP RENCANA USAHA

Untuk mengidentifikasi proyek sistem informasi yang akan memberikan nilai bisnis paling banyak, organisasi perlu mengembangkan rencana sistem informasi yang mendukung keseluruhan rencana bisnis mereka dan di mana sistem strategis digabungkan ke dalam perencanaan tingkat atas. Rencana tersebut berfungsi sebagai peta jalan yang menunjukkan arah pengembangan sistem (tujuan rencana), alasan, sistem / situasi saat ini, perkembangan baru yang harus dipertimbangkan, strategi manajemen, rencana pelaksanaan, dan anggaran.

FAKTOR KESUKSESAN KRITIS

Untuk mengembangkan rencana sistem informasi yang efektif, organisasi harus memiliki pemahaman yang jelas mengenai kebutuhan informasi jangka panjang dan jangka pendeknya.Analisis strategis, atau faktor keberhasilan kritis, pendekatan berpendapat bahwa persyaratan informasi organisasi ditentukan oleh sejumlah kecil faktor keberhasilan kritis (CSF) manajer.

Kelemahan utama metode ini adalah tidak ada cara yang sangat ketat dimana CSF individu dapat digabungkan ke dalam pola perusahaan yang jelas. Selain itu, orang yang diwawancarai (dan pewawancara) sering menjadi bingung saat membedakan antara CSF individu dan organisasi. Jenis CSF ini tidak harus sama. Apa yang mungkin dianggap penting bagi manajer mungkin tidak penting bagi organisasi secara keseluruhan. Metode ini jelas bias terhadap manajer puncak, meskipun dapat diperluas untuk mendapatkan gagasan untuk menjanjikan sistem baru dari anggota organisasi tingkat rendah (Peffers and Gengler, 2003).

ANALISIS PORTOFOLIO

Setelah analisis strategis menentukan arah keseluruhan pengembangan sistem, analisis portofolio dapat digunakan untuk mengevaluasi proyek sistem alternatif.Analisis portofolio persediaan semua proyek sistem informasi dan aset organisasi, termasuk infrastruktur, kontrak outsourcing, dan lisensi.Portofolio investasi sistem informasi ini dapat digambarkan memiliki profil risiko dan manfaat tertentu bagi perusahaan (lihat Gambar 14-4) yang serupa dengan portofolio keuangan.

MODEL SKOR

Model penilaian berguna untuk memilih proyek dimana banyak kriteria harus dipertimbangkan.Ini memberi bobot pada berbagai fitur sistem dan kemudian menghitung total bobotnya.

14.3 MEMBANGUN NILAI BISNIS SISTEM INFORMASI

BIAYA SISTEM INFORMASI DAN MANFAAT

Manfaat berwujud dapat diukur dan diberi nilai moneter.Manfaat tak berwujud, seperti layanan pelanggan yang lebih efisien atau pengambilan keputusan yang disempurnakan, tidak dapat segera diukur namun dapat menyebabkan keuntungan yang dapat diukur dalam jangka panjang.

Penganggaran Modal untuk Sistem Informasi

Untuk menentukan manfaat dari proyek tertentu, Anda harus menghitung semua biaya dan semua manfaatnya.Jelas, sebuah proyek dimana biaya melebihi manfaat harus ditolak.Tetapi bahkan jika manfaatnya lebih besar daripada biaya, diperlukan analisis keuangan tambahan untuk menentukan apakah proyek tersebut merupakan laba yang baik atas modal yang diinvestasikan perusahaan.Model penganggaran modal adalah salah satu dari beberapa teknik yang digunakan untuk mengukur nilai investasi pada proyek investasi modal jangka panjang.

Metode penganggaran modal bergantung pada ukuran arus kas masuk dan keluar dari perusahaan; proyek modal menghasilkan arus kas tersebut.Biaya investasi untuk proyek sistem informasi adalah arus kas keluar langsung yang disebabkan oleh pengeluaran untuk perangkat keras, perangkat lunak, dan tenaga kerja. Model penganggaran modal utama untuk mengevaluasi proyek TI adalah: metode pengembalian, tingkat pengembalian investasi (ROI), nilai sekarang bersih, dan tingkat pengembalian internal (IRR).

MODEL PENETAPAN HARGA PILIHAN NYATA

Model penetapan harga opsi sebenarnya (ROPMs) menggunakan konsep valuasi opsi yang dipinjam dari industri keuangan. Suatu pilihan pada dasarnya adalah hak, tapi bukan kewajiban, untuk bertindak di masa depan. Opsi panggilan biasa, misalnya, adalah opsi finansial di mana seseorang membeli hak (tapi bukan kewajiban) untuk membeli aset dasar (biasanya saham) dengan harga tetap (strike price) pada atau sebelum tanggal tertentu.

BATASAN MODEL KEUANGAN

Banyak keputusan sistem informasi perusahaan investasi tidak mempertimbangkan secara memadai biaya dari gangguan organisasi yang diciptakan oleh sistem baru, seperti biaya untuk melatih pengguna akhir, dampak kurva belajar pengguna terhadap sistem baru terhadap produktivitas, atau kebutuhan manajer waktu untuk menghabiskan waktu mengawasi perubahan sistem baru yang terkait. Manfaat, seperti keputusan yang lebih tepat waktu dari sistem baru atau peningkatan pembelajaran dan keahlian karyawan, mungkin juga diabaikan dalam analisis keuangan tradisional (Ryan, Harrison, dan Schkade, 2002).

14. 4 MENGELOLA RESIKO PROYEK

DIMENSI RESIKO PROYEK

Tingkat risiko proyek dipengaruhi oleh ukuran proyek, struktur proyek, dan tingkat keahlian teknis dari staf sistem informasi dan tim proyek.

·         Ukuran proyek. Semakin besar proyek - seperti yang ditunjukkan oleh dolar yang dikeluarkan, ukuran staf implementasi, waktu yang dialokasikan untuk implementasi, dan jumlah unit organisasi yang terpengaruh - semakin besar risikonya. Proyek sistem berskala sangat besar memiliki tingkat kegagalan yaitu 50 sampai 75 persen lebih tinggi daripada proyek lainnya karena proyek semacam itu rumit dan sulit dikendalikan.

·         Struktur proyek. Beberapa proyek lebih terstruktur daripada yang lain. Persyaratan mereka jelas dan mudah sehingga output dan proses dapat dengan mudah didefinisikan. Pengguna tahu persis apa yang mereka inginkan dan apa yang harus dilakukan sistem; Hampir tidak ada kemungkinan pengguna mengubah pikiran mereka. Proyek semacam itu menjalankan risiko yang jauh lebih rendah daripada persyaratan yang relatif tidak terdefinisi, cair, dan terus berubah; dengan keluaran yang tidak dapat diperbaiki dengan mudah karena sesuai dengan gagasan pengguna yang berubah; atau dengan pengguna yang tidak dapat menyetujui apa yang mereka inginkan.

·         Pengalaman dengan teknologi. Risiko proyek meningkat jika tim proyek dan staf sistem informasi tidak memiliki keahlian teknis yang dibutuhkan. Jika tim tidak mengenal perangkat keras, perangkat lunak sistem, perangkat lunak aplikasi, atau sistem manajemen basis data yang diusulkan untuk proyek ini, kemungkinan besar proyek akan mengalami masalah teknis atau memerlukan lebih banyak waktu untuk menyelesaikannya karena kebutuhan untuk menguasai keterampilan baru.

PERUBAHAN MANAJEMEN DAN KONSEP IMPLEMENTASI

Persentase yang sangat besar dari proyek sistem informasi tersandung karena proses perubahan organisasi seputar bangunan sistem tidak ditangani dengan baik. Pembuatan sistem yang berhasil memerlukan manajemen perubahan yang hati-hati.

Konsep Implementasi

Implementasi mengacu pada semua aktivitas organisasi yang bekerja menuju adopsi, pengelolaan, dan rutinitas inovasi, seperti sistem informasi baru. Dalam proses implementasi, analis sistem adalah agen perubahan.

Peran Pengguna Akhir

Hubungan antara pengguna dan spesialis sistem informasi secara tradisional menjadi masalah bagi upaya penerapan sistem informasi.Spesialis pengguna dan sistem informasi cenderung memiliki latar belakang, minat, dan prioritas yang berbeda.Ini disebut sebagai celah komunikasi perancang pengguna.Perbedaan ini menyebabkan loyalitas organisasi yang berbeda, pendekatan pemecahan masalah, dan kosa kata.

Dukungan dan Komitmen Manajemen

Jika sebuah proyek sistem informasi memiliki dukungan dan komitmen manajemen di berbagai tingkatan, maka kemungkinan besar akan dirasakan secara positif oleh pengguna dan staf layanan informasi teknis. Kedua kelompok akan percaya bahwa partisipasi mereka dalam proses pembangunan akan mendapat perhatian dan prioritas yang lebih tinggi.

Tantangan Manajemen Perubahan untuk Rekayasa Ulang Proses Bisnis, Aplikasi Perusahaan, Merger dan Akuisisi

Dengan tantangan inovasi dan implementasi, tidaklah mengherankan jika menemukan tingkat kegagalan yang sangat tinggi di antara proyek aplikasi enterprise dan proses bisnis rekayasa ulang (BPR), yang biasanya memerlukan perubahan organisasi yang ekstensif dan mungkin memerlukan penggantian teknologi lama dan sistem warisan yang sangat dalam. berakar dalam banyak proses bisnis yang saling terkait. Sejumlah penelitian menunjukkan bahwa 70 persen dari semua proyek rekayasa ulang proses bisnis gagal memberikan manfaat yang dijanjikan. Demikian juga, persentase penerapan perusahaan yang tinggi gagal diimplementasikan sepenuhnya atau untuk memenuhi tujuan pengguna mereka bahkan setelah tiga tahun bekerja.

Proyek yang terkait dengan merger dan akuisisi memiliki tingkat kegagalan yang serupa.Merger dan akuisisi sangat dipengaruhi oleh karakteristik organisasi dari perusahaan penggabungan dan juga oleh infrastruktur TI mereka.

MENGENDALIKAN FAKTOR RISIKO

Langkah pertama dalam mengelola risiko proyek melibatkan identifikasi sifat dan tingkat risiko yang dihadapi proyek (Schmidt et al., 2001).Pelaksana kemudian dapat menangani setiap proyek dengan alat dan pendekatan manajemen risiko yang disesuaikan dengan tingkat risikonya (Iversen, Mathiassen, dan Nielsen, 2004; Barki, Rivard, dan Talbot, 2001; McFarlan, 1981).

Mengelola Kompleksitas Teknis

Proyek dengan teknologi yang menantang dan kompleks bagi pengguna untuk mendapatkan keuntungan dari alat integrasi internal.Keberhasilan proyek semacam itu bergantung pada seberapa baik kompleksitas teknis mereka dapat dikelola.

Alat Perencanaan dan Pengendalian Formal

Proyek besar mendapatkan keuntungan dari penggunaan alat perencanaan formal dan alat kontrol formal yang tepat untuk mendokumentasikan dan memantau rencana proyek.Dua metode yang paling umum digunakan untuk mendokumentasikan rencana proyek adalah bagan Gantt dan grafik PERT.Bagan Gantt mencantumkan aktivitas proyek dan tanggal mulai dan selesai yang sesuai.

Meskipun bagan Gantt menunjukkan kapan aktivitas proyek dimulai dan diakhiri, mereka tidak menggambarkan dependensi tugas, bagaimana satu tugas terpengaruh jika ada yang tertinggal, atau bagaimana tugas harus dipesan.Di situlah grafik PERT berguna. PERT adalah singkatan dari Program Evaluation and Review Technique, sebuah metodologi yang dikembangkan oleh Angkatan Laut A.S. selama tahun 1950an untuk mengelola program rudal kapal selam Polaris. Bagan PERT secara grafis menggambarkan tugas proyek dan keterkaitannya.

Meningkatkan Keterlibatan Pengguna dan Mengatasi Perlawanan Pengguna

Alat integrasi eksternal terdiri dari cara untuk menghubungkan pekerjaan penerapannya dengan pengguna di semua tingkat organisasi. Misalnya, pengguna bisa menjadi anggota aktif tim proyek, mengambil peran kepemimpinan, dan bertanggung jawab atas pemasangan dan pelatihan.

PERANCANGAN UNTUK ORGANISASI

Area dimana user interface dengan sistem memerlukan perhatian khusus, dengan kepekaan terhadap masalah ergonomi. Ergonomi mengacu pada interaksi orang dan mesin di lingkungan kerja.Ini mempertimbangkan disain pekerjaan, masalah kesehatan, dan antarmuka pengguna sistem informasi akhir.

Desain Sosioteknikal

Salah satu cara untuk menangani masalah manusia dan organisasi adalah dengan menggabungkan praktik perancangan sosioteknik ke dalam proyek sistem informasi.

ALAT PERANGKAT LUNAK MANAJEMEN PROYEK

           Microsoft Office Project 2010 telah menjadi perangkat lunak manajemen proyek yang paling banyak digunakan saat ini.Ini berbasis PC, dengan kemampuan untuk memproduksi grafik PERT dan Gantt dan untuk mendukung analisis jalur kritis, alokasi sumber daya, pelacakan proyek, dan pelaporan status. Proyek juga melacak perubahan cara dalam satu aspek proyek yang mempengaruhi orang lain. Project Professional 2010 menyediakan kemampuan manajemen proyek kolaboratif saat digunakan dengan Microsoft Office Project Server 2010. Project Server menyimpan data proyek di database SQL Server utama, yang memungkinkan pengguna yang berwenang mengakses dan memperbarui data melalui Internet. Project Server 2010 terintegrasi dengan platform kerja sama Microsoft Windows SharePoint Services. Fitur ini membantu perusahaan besar mengelola proyek di berbagai lokasi.Produk seperti EasyProjects .NET dan Vertabase juga berguna bagi perusahaan yang menginginkan alat manajemen proyek berbasis Web.

Sumber : Management Information Systems. 12th edition. Kenneth C. Laudon and Jane P. Laudon.