Chapter 3 Sistem Informasi, Organisasi, dan Strategi

3.1 ORGANISASI DAN SISTEM INFORMASI

Sistem informasi dan organisasi saling mempengaruhi satu sama lain. Sistem informasidibangun oleh para manajer untuk melayani kepentingan perusahaan bisnis.Pada saat bersamaan, organisasi harus sadar dan terbuka terhadappengaruh sistem informasi untuk mendapatkan keuntungan dari teknologi baru.

APA ITU ORGANISASI?

Organisasi adalah struktur sosial formal stabil yang mengambil sumber dayalingkungan dan proses mereka untuk menghasilkan output. Definisi ini berfokus pada tiga elemen organisasi.Modal dan tenaga kerja adalahfaktor produksi primer yang disediakan oleh lingkungan.Organisasi(perusahaan) mengubah input ini menjadi produk dan layanan dalam produksifungsi. Produk dan layanan dikonsumsi oleh lingkungan sebagai gantinya untuk input pasokan.

FITUR ORGANISASI

Fitur dari organisasi termasuk proses bisnis, budaya organisasi, politik organisasi,lingkungan sekitar, struktur, tujuan, konstituensi, dan gayakepemimpinan. Semua fitur ini mempengaruhi jenis sistem informasi yang digunakan oleh organisasi.

·         Rutinitas dan Proses Bisnis

Semua organisasi, termasuk perusahaan bisnis, menjadi sangat efisien seiring berjalannya waktukarena individu di perusahaan mengembangkan rutinitas untuk memproduksi barang danjasa.

·         Politik Organisasi

Orang-orang dalam organisasi menempati posisi yang berbeda dengan spesialisasi,keprihatinan, dan perspektifyang berbeda.Akibatnya, mereka secara alami memiliki perbedaansudut pandang tentang bagaimana sumber daya, penghargaan, dan hukuman seharusnyadidistribusikan.Resistensi politik adalah salah satu kesulitan besar untuk membawatentang perubahan organisasi - terutama pengembangan sisteminformasi baru.Manajer itu tahu bagaimana bekerja dengan politik sebuah organisasi akan lebih suksesdaripada manajer yang kurang terampil dalam menerapkan sistem informasi baru.

·         Budaya organisasi

Budayaorganisasimencakup seperangkat asumsi tentang produk apa yang organisasi harus berproduksi, bagaimana seharusnya menghasilkannya, di mana, dan untuk siapa. Budaya organisasi adalah kekuatan pemersatu untuk menahan konflik politik dan mempersatukan pemahaman bersama, kesepakatan prosedur, dan praktik umum.Pada saat yang sama, budaya organisasi adalah pengendalian diri yang kuat terhadap perubahan,terutama perubahan teknologi. Namun, ada kalanya satu-satunya cara yang masuk akal bagi perusahaan adalah dengan menggunakan teknologi baru yang secara langsung menentang budaya organisasiyang sudah ada. Bila ini terjadi, teknologinya sering terhenti sementarabudaya perlahan menyesuaikan diri.

·         Lingkungan organisasi

Lingkungan umumnya berubah jauh lebih cepat daripada organisasi. Teknologi baru, produk baru, dan perubahan selera dan nilai masyarakat (banyakyang menghasilkan peraturan pemerintah yang baru) memberi dorongan pada organisasi maupunbudaya, politik, dan manusia

3.2 BAGAIMANA DAMPAKSISTEM INFORMASI

ORGANISASI DAN PERUSAHAAN BISNIS

Selama dekade terakhir, sistem informasi secara fundamental mengubah ekonomi organisasi dan sangat meningkatkan kemungkinannyauntuk mengatur pekerjaan secara teori dan konsep dari bantuan ekonomi dan sosiologiyang diakibatkan oleh IT.

DAMPAK EKONOMI

Dari sudut pandang ekonomi, TI mengubah biaya relatif dari keduanyamodal dan biaya informasi.
Menurut teoribiaya transaksi, perusahaan dan individu berusaha menghemat biaya transaksi, sama seperti yang mereka lakukan pada biaya produksi.Menurut teori agensi, perusahaan dipandang sebagai "perhubungan kontrak" di antaranyaindividu yang mementingkan diri sendiri dan bukan sebagai kesatuan, entitas yang memaksimalkan keuntungan(Jensen dan Meckling, 1976).Seorang principal (pemilik) mempekerjakan "agen" (karyawan)untuk melakukan pekerjaan atas namanya.Karena TI mengurangi biaya agensi dan transaksi untuk perusahaan, seharusnyaukuran perusahaan menyusut seiring waktu karena lebih banyak modal diinvestasikan di TI.

DAMPAK ORGANISASI DAN PERILAKU

IT Ratakan Organisasi

Peneliti perilaku telah berteori bahwa teknologi informasi memfasilitasiperataan hierarki dengan memperluas distribusi informasi memberdayakan karyawan tingkat rendah dan meningkatkan efisiensi manajemen.

Memahami Ketahanan Organisasi terhadap Perubahan

Sistem informasi mau tidak mau terikat dalam politik organisasikarena mereka mempengaruhi akses terhadap sumber daya utama - yaitu, informasi.Resistensi organisasi terhadap perubahan begitu kuat, banyak investasiteknologiinformasi menggelepar dan tidak meningkatkan produktivitas.Memang,penelitian tentang kegagalan implementasi proyek menunjukkan alasanyang palingumum untuk mencapai tujuannya bukankegagalan teknologi, tapi resistensi organisasi dan politik terhadap perubahan.

INTERNET DAN ORGANISASI

Internet, khususnya World Wide Web, memiliki dampak penting padahubungan antara banyak perusahaan dan entitas eksternal, dan bahkan dipengorganisasian proses bisnis di dalam perusahaan. Internet meningkatkan aksesibilitas, penyimpanan, distribusi informasi, dan pengetahuan untukorganisasi.Intinya, internet mampu menurunkan secara drastisbiaya transaksi dan agensi yang dihadapi kebanyakan organisasi.

IMPLIKASI UNTUK DESAIN DAN PEMAHAMANSISTEM INFORMASI

Untuk memberikan manfaat nyata, sistem informasi harus dibangun dengan pemahaman jelastentang organisasi tempat mereka akan digunakan. Dalam pengalaman kami,faktor organisasi pusat yang harus diperhatikan saat merencanakan yang sistem baru adalah sebagai berikut:

•        Lingkungan di mana organisasi harus berfungsi

•        Struktur organisasi: hirarki, spesialisasi, rutinitas, danproses bisnis

•        Budaya dan politik organisasi

•        Jenis organisasi dan gaya kepemimpinannya

•        Kelompok kepentingan utama yang terpengaruh oleh sistem dan sikappekerja yang akan menggunakan sistem

•        Jenis tugas, keputusan, dan proses bisnis

3.3 MENGGUNAKAN SISTEM INFORMASI UNTUK MENCAPAIKEUNGGULAN KOMPETITIF

MODEL FORCES KOMPETITIF PORTER

Model Porteradalahsemua tentang lingkungan umum bisnis perusahaan. Dalam model ini, limakekuatan kompetitifmembentuk nasib perusahaan.

1.       Pesaing Tradisional

2.       Peserta pasar baru

3.       Pengganti Produk dan Layanan

4.       Pelanggan

5.       Pemasok

STRATEGI SISTEM INFORMASI UNTUK MENGHADAPIKOMPETITIF FORCES

Ada empatStrategi generik, masing-masing seringkali menggunakan teknologi informasidan sistem: kepemimpinan berbiaya rendah, diferensiasi produk, fokus pada pasarniche, dan penguatan keintiman pelanggan dan pemasok.

1.       Kepemimpinan berbiaya rendah

Gunakan sistem informasi untuk mencapai biaya operasional terendah dan harga terendah.

2.       Diferensiasi produk

Gunakan sistem informasi untuk memungkinkan produk dan layanan baru, atau untuk mengubah kenyamanan pelanggan dalam menggunakan produk dan layanan yang ada.

3.       Fokus pada Spesifikasi Market

Gunakan sistem informasi untuk memungkinkan fokus pasar yang spesifik, dan layani ini target pasar sempit lebih baik dari pesaing.Dukungan sistem informasistrategi ini dengan memproduksi dan menganalisa data untuk penjualan yang tepat.Sistem informasi memungkinkan perusahaan untuk melakukan analisispola, selera, dan preferensi pelanggan dengan cermat sehingga mereka menyukaikampanye iklan

4.       Memperkuat Keintiman Pelanggan dan Pemasok

Gunakan sistem informasi untuk memperketat hubungan dengan pemasok dan mengembangkankeintiman dengan pelanggan

DAMPAK INTERNET PADA KEUNTUNGANKOMPETITIF

Karena internet, daya saing tradisional masih di tempat kerja, tapipersaingan persaingan telah menjadi jauh lebih intens (Porter, 2001).Karena informasi tersedia untuk semua orang, Internet memunculkandaya tawar pelanggan, yang dapat dengan cepat menemukan penyedia dengan biaya terendahdi web.Internet juga telah menciptakan pasar yang sama sekali baru, membentukdasar untuk ribuan produk, layanan, dan model bisnis baru, dan disediakanpeluang baru untuk membangun merek dengan pelanggan yang sangat besar dan loyal.

MODEL RANTAI NILAI BISNIS

Model rantai nilai menyoroti kegiatan spesifik dalam bisnis di mana strategi kompetitif dapat diterapkan dengan sebaik-baiknya (Porter, 1985) dan systeminformasi manayang paling mungkin memiliki dampak strategis.

Kegiatan utama yang paling langsung berhubungan dengan produksi dan distribusidari produk dan layanan perusahaan, yang menciptakan nilai bagi pelanggan.Kegiatan utama meliputi logistik masuk, operasi, logistik keluar,penjualan dan pemasaran, dan pelayanan.

Kegiatan pendukung membuat penyampaian kegiatan utama mungkin dan terdiri dari infrastruktur organisasi (administrasi dan manajemen), sumber daya manusia (rekrutmen, perekrutan, dan pelatihan karyawan), teknologi (memperbaiki produk dan proses produksi), dan pengadaan (pembelian masukkan).

Benchmarking membandingkan efisiensi dan efektivitas proses bisnis Anda melawan standar ketat dan kemudian mengukur kinerja terhadap standar hal tersebut. Praktik terbaik industri biasanya diidentifikasi oleh perusahaan konsultan, organisasi penelitian, instansi pemerintah, dan asosiasi industri sebagai solusi paling sukses atau metode pemecahan masalah secara konsisten dan efektif mencapai tujuan bisnis.

Memperluas Rantai Nilai: Nilai Web

Sebuah nilai web adalah kumpulan dariperusahaan independen yang menggunakan teknologi informasi untuk mengkoordinasikan rantai nilainyauntuk menghasilkan suatu produk atau jasa untuk suatu pasar secara kolektif.

SINERGI, KOMPETENSI INTI, DANSTRATEGI BERBASIS JARINGAN

Sinergi

Ide sinergi adalah ketika output dari beberapa unit dapat digunakan sebagaimasukan ke unit lain

Meningkatkan Kompetensi Inti

Kompetensi intiadalah kegiatan dimana perusahaan adalah pemimpin kelas dunia.Kompetensi intiMungkin melibatkan perancang miniatur terbaik di dunia, yang terbaikpaket layanan pengiriman, atau produsen film tipis terbaik.

Strategi Berbasis Jaringan

Ekonomi Jaringan. Model bisnis berdasarkan jaringan dapat membantu strategi perusahaandengan memanfaatkan ekonomi jaringan.Dari perspektif ekonomi jaringan ini, teknologi informasi bisa jadistrategi yang berguna.Situs internet bisa digunakan oleh perusahaan untuk membangun komunitaspengguna seperti pelanggan yang ingin berbagi pengalaman.Ini membangunloyalitas pelanggan dan kenikmatan, dan membangun ikatan unik dengan pelanggan.

Model Perusahaan Virtual. Strategi berbasis jaringan lainnya menggunakan model perusahaan virtual untuk menciptakan bisnis yang kompetitif. Sebuah perusahaan virtual juga dikenal sebagai organisasi virtual, menggunakan jaringan untuk menghubungkan orang, aset, dan gagasan, memungkinkan untuk bersekutu dengan perusahaan lain untuk menciptakan dan mendistribusikan produk dan layanan tanpa dibatasi oleh batasan organisasi tradisional atau lokasi fisik. Satu perusahaan bisa menggunakan kemampuan perusahaan lain tanpa terikat secara fisik dengan perusahaan itu. Model perusahaan virtual berguna bila perusahaan merasa lebih murah untuk mendapatkan produk, jasa, atau kemampuan dari vendor eksternal atau bila perlu bergerak cepat memanfaatkan peluang pasar baru dan tidak memiliki waktu dan sumber daya untuk merespons.

Ekosistem Bisnis: Dasar dan Spesifikasi Perusahaan. Ekosistem bisnis adalah istilah lain untuk jaringan pendukung, distributor, perusahaan outsourcing, perusahaan jasa transportasi, dan produsen teknologi (Iansiti dan Levien, 2004). Konsep ekosistem bisnis dibangun berdasarkan gagasan tentang nilai web dijelaskan sebelumnya, perbedaan utama adalah bahwa kerjasama lebih banyak terjadi di industri daripada di perusahaan.            

3.4 MENGGUNAKAN SISTEM UNTUK KEUNGGULANKOMPETITIF: ISU MANAJEMEN

Keberhasilan menggunakan sistem informasi untuk mencapai keunggulan kompetitif adalah tantangan dan membutuhkan koordinasi yang tepat dalam teknologi, organisasi, dan manajemen.

MEMPERTAHANKAN KEUNGGULAN KOMPETITIF

Keunggulan kompetitif tidak harus dilakukancukup lama untuk memastikan profitabilitas jangka panjang.Karena kompetitor dapat membalas dan menyalin sistem strategis, keunggulan kompetitif tidak selaluberkelanjutan.

MENYELARASKANNYA DENGAN TUJUAN BISNIS

Penelitian tentang TI dan kinerja bisnis telah menemukan bahwa (a) sebuah perusahaan akan semakin berhasil dan lebih menguntungkan ketika dapat menyelaraskan teknologi informasi dengan tujuan bisnisnya, dan (b) hanya seperempat perusahaan mencapai keselarasanTI dengan bisnis. Sekitar setengah dari keuntungan perusahaan bisnis bisa dijelaskandengan penyelarasan TI dengan bisnis (Luftman, 2003).

Daftar Periksa Manajemen: Menjalankan Analisis Sistem Strategis

Untuk menyelaraskan TI dengan bisnis dan menggunakan sistem informasi secara efektif untuk keunggulan kompetitif, manajer perlu melakukan analisis sistem strategis.Mengidentifikasi jenis sistem yang memberikan keunggulan strategis bagiperusahaan, manajer harus mengajukan pertanyaan berikut:

1.       Bagaimana struktur industri tempat perusahaan berada?

•        Apa saja daya saing yang bekerja di industri ini? Adapendatang baru ke industri ini? Berapakah kekuatan relatif dari pemasok,pelanggan, dan produk dan layanan pengganti atas harga?

•        Apakah dasar kualitas kompetisi, harga, atau merek?

•        Apa arah dan sifat perubahan dalam industri ini?

•        Dari mana momentum dan perubahan datang?

•        Bagaimana industri saat ini menggunakan teknologi informasi? Apakah organisasidi belakang atau di depan industri dalam penerapan sistem informasi?

2.       Apa rantai bisnis, perusahaan, dan industri untuk perusahaan tertentu ini?

•        Bagaimana perusahaan menciptakan nilai bagi pelanggan-melalui harga yang lebih rendahdan biaya transaksi atau kualitas yang lebih tinggi? Apakah ada tempat di nilairantai dimana bisnis bisa menciptakan nilai lebih bagi pelanggan dankeuntungan tambahan bagi perusahaan?

•        Apakah perusahaan memahami dan mengelola proses bisnisnya dengan menggunakan yang praktek terbaikyang tersedia? Apakah itu mengambil keuntungan maksimal dari manajemen rantai pasokan,manajemen hubungan pelanggan, dan sistem perusahaan?

•        Apakah perusahaan memanfaatkan kompetensi intinya?

•        Apakah rantai pasokan industri dan basis pelanggan bermanfaat atau merugikan perusahaan?

•        Dapatkah perusahaan mendapatkan keuntungan dari kemitraan strategis dan jaringan nilai?

•        Dimana dalam rantai nilai sistem informasi akan memberikan nilai terbesarke perusahaan?

3.       Sudahkah kita menyelaraskan TI dengan strategi dan tujuan bisnis kita?

•        Sudahkah kita mengartikulasikan strategi dan tujuan bisnis kita dengan benar?

•        Apakah TI memperbaiki proses dan kegiatan bisnis yang tepat untuk mempromosikan strategi ini?

•        Apakah kita menggunakan metrik yang tepat untuk mengukur kemajuan menuju tujuan tersebut?

MENGELOLA TRANSISI STRATEGIS

Mengadopsi jenis sistem strategis yang dijelaskan dalam bab ini secara umummembutuhkan perubahan dalam tujuan bisnis, hubungan dengan pelanggan dan pemasok,dan proses bisnis. Perubahan sosioteknik ini, yang memengaruhi sosialdan unsur teknis organisasi, bisa dianggap strategistransisi - sebuah gerakan antara tingkat sistem sosioteknik.

Sumber : Management Information Systems. 12th edition. Kenneth C. Laudon and Jane P. Laudon.